Maitrise des outils bureautiques et des Technologies de l'information de la Communication(TIC) au poste d'assistant(e) de direction

Public cible : Assistants(es) de direction, secrétaires de direction, et toute personne souhaitant optimiser son efficacité grâce aux outils bureautiques et aux TIC.

Objectifs généraux de la formation :

À la fin de cette formation, les participants seront capables de :

• Utiliser efficacement les fonctionnalités avancées des logiciels de bureautique courants (traitement de texte, tableur, présentation).
• Gérer et organiser l’information numérique de manière optimale.
• Exploiter les outils de communication numérique pour une collaboration efficace.
• Assurer la sécurité des informations et adopter les bonnes pratiques en matière de cybersécurité.
• Se tenir informé des évolutions technologiques pertinentes pour leur poste.

Structure du programme :

Partie 1 : Optimisation des outils de bureautique essentiels

• Module 1 : Maîtrise avancée du traitement de texte
  • Gestion des styles et modèles pour une mise en forme professionnelle et cohérente.
  • Fonctionnalités avancées de publipostage pour la personnalisation de documents.
  • Création et gestion de longs documents : table des matières, index, notes de bas de page.
  • Utilisation des outils de révision et de collaboration (suivi des modifications, commentaires).
  • Automatisation des tâches répétitives avec les macros (initiation).
  • Exercices pratiques et cas concrets liés aux tâches d’assistanat (rapports, courriers, procès-verbaux).

Partie 2 : Exploitation du tableur et des outils de présentation

• Module 2 : Analyse et gestion de données avec le tableur
  • Fonctions avancées de calcul (recherche, statistiques, financières).
  • Création de graphiques pertinents pour la visualisation des données.
  • Gestion et analyse de listes de données (filtrage, tri, tableaux croisés dynamiques).
  • Importation et exportation de données depuis différentes sources.
  • Exercices pratiques : suivi budgétaire simple, gestion de contacts, reporting.

• Module 3 : Création de présentations percutantes
  • Conception de diapositives professionnelles et engageantes (design, animations, transitions).
  • Intégration d’éléments multimédias (images, vidéos, audio).
  • Techniques de présentation efficaces et gestion du temps.
  • Utilisation des outils de collaboration pour les présentations (partage, co-édition).
  • Exercices pratiques : préparation d’une présentation pour une réunion.

Partie 3 : Communication numérique, organisation et sécurité

• Module 4 : Communication et collaboration numériques
  • Gestion efficace de la messagerie électronique (organisation, filtres, règles, modèles).
  • Utilisation des outils de calendrier et de planification partagés.
  • Introduction aux plateformes de communication et de collaboration (Teams, Slack, etc.).
  • Organisation de réunions virtuelles et webinaires.
  • Bonnes pratiques pour la communication en ligne (netiquette, ton professionnel).

• Module 5 : Organisation de l’information et cybersécurité
  • Stratégies pour l’organisation et le classement efficace des fichiers et dossiers numériques.
  • Utilisation du cloud pour le stockage et le partage de documents (avantages et inconvénients).
  • Principes fondamentaux de la cybersécurité : protection des données, mots de passe sécurisés, identification des tentatives de phishing.
  • Sauvegarde et restauration des données.
  • Sensibilisation au RGPD et à la protection de la vie privée.

Méthodes pédagogiques :

• Présentations interactives et théoriques.
• Démonstrations pratiques et manipulations en direct.
• Exercices individuels et en groupe basés sur des scénarios concrets.
• Études de cas et discussions.
• Support de cours détaillé et ressources complémentaires.
• Évaluation formative continue par des quiz et des exercices pratiques.

Évaluation :

• Évaluation formative tout au long de la formation par l’observation et la participation aux exercices.
• Évaluation sommative en fin de formation par un quiz ou une étude de cas pratique.